Debido a las crisis que se han desarrollado durante los últimos meses, resulta vital que las empresas replanteen sus acciones y estrategias. Para ello, la automatización de negocios y sus procesos se ha convertido en una alternativa ideal para aumentar las ventas, disminuir los costos de las organizaciones y hacer frente a emergencias o crisis.  

Los procesos automatizados en las empresas representan la integración de plataformas, software, personas e incluso los mismos procesos para optimizar tiempos, disminuir errores y reducir costos. En pocas palabras, se sustituye el trabajo manual por herramientas digitales.

¿Cómo podemos automatizar procesos? 

Existen diversas maneras de optimizar la producción de nuestra empresa. La ventaja en el contexto actual es que casi todo se maneja digitalmente, por lo que podemos aplicar ciertas herramientas y estrategias digitales con mayor facilidad. 

Sistema CRM 

La implementación de un software CRM para la gestión de las relaciones con clientes es parte fundamental de los procesos de automatización de negocios porque reúne y canaliza toda la información relacionada con los consumidores. Además, nos ofrece otras ventajas competitivas como entender las necesidades de los usuarios y anticiparse a ellas.

Un sistema CRM nos ayuda a estar en contacto directo con nuestros prospectos y clientes mediante un soporte omnicanal, lo cual nos asegura la presencia en diferentes plataformas al mismo tiempo y desde cualquier lugar. 

Cabe recalcar que la integración de un CRM en las operaciones de la empresa no solo funciona para mejorar la experiencia del cliente, ya que permite llevar un seguimiento de su interacción con el negocio en la etapa de venta, cobranza, post-venta y servicio técnico.

Gestión digital de tareas 

Otra manera de automatizar procesos de negocios es contar con un sistema para la gestión de trabajo que permite realizar tareas vía remota, evaluar su desarrollo, visualizar, supervisar y coordinar con el equipo, sin importar el tamaño de la empresa.  

El uso de esta herramienta va cobrando mayor importancia debido a que, en los últimos años, el teletrabajo ha sido la forma más práctica para la continuidad de las operaciones incluso en situaciones de crisis y contingencias.

Entre los beneficios de un CRM y un sistema de gestión de trabajo para disminuir los costos en nuestra empresa se encuentran:

• Compartir y acceder a información digital en tiempo real: todo el equipo podrá guardar archivos de manera virtual y compartir el acceso con los demás miembros del grupo. Esto representa ahorro de papel, tinta y costos de envío, en caso de que deba ser enviado a otro departamento u oficina.
• Ahorrar tiempo y dinero en plantillas: otra gran ventaja es que podemos olvidarnos de la creación individual de plantillas para invitaciones, convocatorias, presentación de ofertas de ventas, entre otras. Un sistema CRM puede enviar a los usuarios estas plantillas automáticamente, de forma personalizada y sin trabajo manual.
• Evitar las búsquedas innecesarias: en los sistemas de automatización de negocios se dispone de toda la información para conocer a nuestros clientes y las tareas pendientes. De esta manera, evitamos hacer búsquedas innecesarias en portales web, llamando al mismo cliente o buscando directorios para verificar su información. Al optimizar este proceso, se reduce el tiempo invertido, lo que representa también menos costo operativo.
• Conseguir leads de calidad y con mayor retorno de inversión: un sistema CRM nos brinda una base de datos de los prospectos más calificados que tienen una alta probabilidad de convertirse en clientes.

En definitiva, la automatización nos permite mejorar nuestra manera de hacer las cosas y ahorrar tiempo, energía y recursos. Todo esto se traduce a un factor importante en el crecimiento de la empresa: ahorrar los costos y ser más rentables.