Con la aceleración de la transformación digital empresarial es necesario que las empresas vayan a la par e incorporen las herramientas tecnológicas necesarias para crecer y desarrollarse de forma eficiente.

Tanto en la concreción de negocios como en el área administrativa se vuelve fundamental automatizar los procesos de negocios, lo que permitirá obtener importantes beneficios en cuanto a seguridad, producción, calidad de servicio, trazabilidad, transparencia, estandarización y una importante disminución de errores humanos. Todos estos elementos puestos en marcha posicionan a una determinada organización bajo un rango de calidad y liderazgo en el sector.

¿Cuándo hablamos de automatización de procesos de negocios?

Utilizamos el concepto de automatización de procesos de negocio cuando la empresa integra herramientas tecnológicas a sus procesos productivos y de servicios para operarlos, monitorearlos y optimizarlos, manteniendo un total control y trazabilidad sobre los aspectos relevantes del proceso, maximizando los beneficios y minimizando los costos.

Estos softwares se componen por plataformas de workflow, las cuales son capaces de sistematizar las labores realizadas y cuentan con la capacidad de ser reprogramados y actualizados.

Es importante establecer los pasos que una empresa necesita para llevar a cabo una correcta forma de automatizar los procesos de negocios. A continuación, puntualizaremos algunos de los puntos más importantes a considerar.

Pasos para la automatización de los procesos de negocios

1. Diagnóstico de las deficiencias y diseño de un plan para superarlas

Es importante determinar cuáles son las áreas donde existen mayores dificultades al momento de llevar eficientemente una labor. Conocer estas áreas permite identificar los focos donde la gestión adquiere algunas complicaciones, con el fin de diagnosticar posibles razones.

Esto se puede realizar a través de la generación de listas de comprobación que permitirán luego establecer la mejor opción para automatizar esa área.

Olvidos, retrasos, incumplimiento de fechas, pueden ser trabas que se disipan fácilmente contando con herramientas de centralización de información y que facilitan la estandarización internacional y la productividad.

 2. Participación del equipo de trabajo

Es importante que el equipo de trabajo conozca los aspectos que conllevan el proceso de automatización, ya que deberán comprometerse con esta gestión en beneficio de la calidad de gestión, calidad laboral y crecimiento. Para ello, los trabajadores deberán conocer cómo funcionan las herramientas de manera integral y la empresa deberá lograr concientizar a cada uno de ellos para que puedan entender que son una gran ayuda en la gestión.

3. Integrar herramientas

La posibilidad de integrar herramientas se manifiesta como uno de los principales beneficios en la automatización de procesos de negocio. Con ellas puedes manejar las tareas de manera más eficiente, integrar departamentos, sistematizar tareas que antes eran realizadas por el personal de manera manual, logrando un mejor control del tiempo en el que se desarrollan estas actividades.

Además, con la integración al sistema de los distintos departamentos de una empresa puedes alinear procesos y estandarizar la gestión, lo que sin duda traerá importantes beneficios de productividad, transparencia y operatividad.

4. Mantener el contacto con los clientes

Dentro de las ventajas de la automatización se encuentra la relación omnicanal con los clientes.  A través de solicitudes, formularios, encuestas, entre otros recursos, se puede establecer el contacto con ellos, permitiendo ofrecer un servicio personalizado.

En esta tarea es sumamente necesario contar con herramientas de automatización que permitan que el contacto con los clientes sea una experiencia favorable tanto para ellos como para el equipo que la gestiona. Con ellas, la tarea de sistematizar la información y los tiempos en los que se desarrollan las bases de datos y estadísticas de información se vuelven menores, generando un impacto positivo en la productividad y los costos.

Las herramientas de transformación digital son parte de nuestro presente en el contexto actual, debido a que han permitido enfrentar los nuevos desafíos que viven las industrias. Integrar la tecnología que ofrece el mercado para facilitar la labor del trabajo de sus colaboradores, ya sea presencial o no, es una realidad que se mantendrá en el futuro.

Sin duda, estos elementos llegaron para quedarse y seguir evolucionando. Depende de nosotros estar atentos a los diversos avances y a las posibilidades que nos ofrecen estos materiales de gestión para obtener los mayores beneficios, tanto para clientes como trabajadores.