El teletrabajo ha sido la alternativa que han adoptado muchas empresas para poder seguir con las actividades laborales durante el confinamiento y prevenir el contagio de sus colaboradores . Para el mes de abril, el 87% de las grandes empresas chilenas, principalmente del sector de minería, retail y energía, ya se encontraban laborando en casa, siendo los colaboradores de la planta administrativa los primeros en haber dejado las oficinas.

Para continuar con los proyectos de la empresa, la organización de la actividad y los procesos han sido claves durante el trabajo remoto, pues esto ayuda a establecer rutinas, priorizar y jerarquizar tareas e, incluso, a definir tiempos de entrega, para lograr el cumplimiento de objetivos y aumentar la productividad.

En este artículo comentaremos respecto de soluciones efectivas para coordinar mejor nuestro equipo y administrar nuestras propias actividades.

¿Cómo impulsar la organización en el modo teletrabajo?

Prueba la metodología GTD

Existen metodologías de productividad, que ayudan a crear hábitos; tal es el caso de la metodología GTD o Getting Thing Done. Esta metodología nos permite estructurar un flujo de trabajo controlado y adecuado a nuestras tareas y compromisos, para obtener resultados eficientes. GTD se basa, principalmente, en cinco etapas:

• Recopilar o capturar todas las ideas, tareas o actividades que se tiene en mente o consideración (propias y del equipo a mi cargo).
• Procesarlas (convertirlas en acciones).
• Organizarlas por prioridad u objetivo.
• Evaluarlas (decidir qué se va a hacer y quién lo hará).
• Ejecutar (empezar a trabajar en ello).

Manejar de esta forma nuestras labores, ayuda a tener una mayor responsabilidad, distribuir correctamente el trabajo, mantener una comunicación fluida y precisa, aumentar la productividad y el enfoque, e incluso poder medir los avances realizados, pues se tiene una noción clara de cuáles son las metas establecidas.

Hacer uso de tecnologías para la gestión de actividades

Existen plataformas que usan la automatización para eliminar parte del trabajo manual. Permiten asignar tareas, recopilan información, elaboran reportes, entre otras funciones, para tener un óptimo control y organización de las actividades. Para construir un flujo de trabajo eficiente es necesario:

1. Elegir el software apropiado. La plataforma debe ser sencilla e intuitiva, además de incorporar todas las funciones necesarias para las actividades: visualizadores, calendario, creación de analísticas, entre otros.
2. Establecer listas de tareas pendientes. Se determina la estructura de las tareas a cumplir basándose en los objetivos de la empresa, junto con las responsabilidades específicas de cada colaborador y los recursos a destinar. A partir del análisis, se crea un grupo de trabajo, cuyos miembros tienen roles específicos que cumplir.
3. Hacer diagramas de flujos de trabajo. Es una representación visual del proceso de negocios, útil para comprender los pasos necesarios para realizar cada tarea. Se deben incluir también a los responsables de cada paso.
4. Probar, modificar y perfeccionar. Se pone en práctica el flujo de trabajo con todos los miembros del equipo, los cuales deben ayudar a descubrir qué funciona y qué no, y comunicarlo. La recopilación de esta información va a ser útil para modificar el flujo de trabajo automatizado y optimizar el proceso.

La ventaja de los sistemas para la gestión de procesos y tareas es que todos los colaboradores pueden ingresar a la plataforma, facilitando la comunicación y el intercambio de información. También, sincronizan todos los datos recopilados, permiten asignar fechas de entrega y facilitan el monitoreo del estado o evolución de las actividades, ideal para crear nuevas estrategias de trabajo. La organización en el teletrabajo ha sido clave para mantener a las empresas funcionando. Y el uso de recursos como metodologías de productividad, la asignación automatizada de tareas y el uso de listas, son alternativas complementarias eficientes para crear rutinas sencillas y bien perfiladas.